Die vier Dateien sind eine Wissensdatei, eine Brand-Voice-Datei, eine Angebotsdatei und eine Datei mit der Sprache deiner Zielgruppe. Du erstellst sie einmal, legst sie im Projektwissen von Claude, ChatGPT oder Gemini ab, und ab dann liest deine KI sie bei jeder Aufgabe automatisch mit. Das Ergebnis: Texte, die nach dir klingen, Verkaufsseiten, die dein Ergebnis kennen, und Hooks in den Worten deiner Kundinnen. In diesem Artikel bekommst du den Aufbau jeder Datei, die Ablage in den drei Tools, den 90-Minuten-Plan und den kompletten Guide mit 14 Prompts als PDF.
Wenn du deine KI-Texte jedes Mal umschreibst, liegt das selten am Modell. Ein neuer Chat weiß nicht, wem du hilfst, was du verkaufst, wie du redest oder welche Worte deine Kundinnen selbst benutzen. Er füllt jede Lücke mit dem Durchschnitt aus dem Internet. Genau diese Lücke schließen die vier Dateien.
Warum deine KI nicht nach dir klingt
Du schreibst einen Prompt, bekommst einen Text zurück und denkst: technisch richtig, aber das bin nicht ich. Du schreibst ihn um. Beim nächsten Mal wieder. Der Grund ist Kontext. Eine gute Mitarbeiterin weiß nach drei Monaten, wer deine Kundinnen sind, was du verkaufst und welche Wörter du nie benutzen würdest. Deine KI weiß das in jedem neuen Chat nicht, außer du hinterlegst es dauerhaft.
Anthropic beschreibt das in seinem Leitfaden zum Context Engineering so: Die Qualität einer Antwort hängt davon ab, welches Wissen das Modell im Moment der Aufgabe im Zugriff hat. Wer dieses Wissen einmal sauber aufschreibt und dauerhaft ablegt, muss es nicht in jedem Prompt wiederholen. Eine gute Datei schlägt hundert gute Prompts.
Die vier Dateien im Überblick
Jede Datei hat eine Aufgabe und verhindert einen bestimmten Fehler. Zusammen wissen sie, was eine gute Mitarbeiterin nach drei Monaten über dein Business wüsste.
| Datei | Beantwortet | Verhindert | Aufwand |
|---|---|---|---|
| 1. Wissensdatei | Wer bist du, für wen arbeitest du, was ist bisher passiert | Dass du in jedem Chat wieder von vorn anfängst | 30 Minuten, zwei bis vier Seiten |
| 2. Brand Voice | Wie klingst du und welche Wörter nutzt du nie | Texte wie aus einer Marketingbroschüre | 25 Minuten, ein bis zwei Seiten |
| 3. Angebote | Was verkaufst du, an wen und mit welchem Ergebnis | Verkaufstexte, die nur deine Methode erklären | 20 Minuten, eine Seite pro Angebot |
| 4. Zielgruppensprache | Wie reden deine Kundinnen über ihr Problem | Fachsprache, bei der deine Kundin abschaltet | 15 Minuten, ein bis zwei Seiten |
Die Reihenfolge zählt. Beginne mit der Wissensdatei, sie liefert das Material für die anderen drei. Speichere jede Datei als reinen Text, als .md oder .txt, und halte alle vier zusammen unter zwölf Seiten.
Datei 1: Die Wissensdatei
Die Wissensdatei enthält alles, was eine neue Mitarbeiterin am ersten Tag über dein Business wissen müsste. Sechs Blöcke bilden das Fundament: Zielgruppe (wer sie ist, was sie nachts wachhält, was sie schon versucht hat), Angebote (Namen und je ein Satz), Ergebnisse (fünf echte Ergebnisse mit Zahl und Zeitraum), deine Sprache (Community-Begriff, Methodennamen, Firmenname), Fehler und Lehren sowie Zahlen (Umsatzgröße, Listengröße, Preise, Abschlussquoten).
Du musst sie nicht vor einem leeren Dokument schreiben. Der erste Prompt aus dem Guide lässt Claude dich Block für Block interviewen: eine Frage pro Nachricht, Nachhaken bei allgemeinen Antworten, am Ende die fertige Datei als reiner Text. Der Test danach: Lade die Datei in einen frischen Chat und frag „Beschreib mein Business in fünf Sätzen, so wie ich es beschreiben würde.“ Alles, bei dem du innerlich zusammenzuckst, wird ergänzt.
Datei 2: Die Brand Voice
Die Brand-Voice-Datei bringt den größten sichtbaren Unterschied. „Schreib locker“ ist keine Anweisung, mit der eine KI arbeiten kann. Messbare Entscheidungen sind es: zehn bis zwanzig Pro-Worte, die du wirklich benutzt, eine Contra-Wort-Liste mit Wörtern, die nie in deinen Texten vorkommen, deine durchschnittliche und maximale Satzlänge, die Anrede in unterschiedlichen Kontexten, verbotene Konstruktionen wie Gedankenstriche oder Einstiege mit „Zusammenfassend“, drei bis fünf Signature Phrases und drei vollständige Beispieltexte: sachlich, persönlich, verkaufend.
Die Contra-Wort-Liste ist die wirksamste Regel der ganzen Datei. Sie entsteht mit einem Vergleich: Du lädst zehn eigene Texte hoch und fünf, die die KI selbst zum gleichen Thema geschrieben hat, und lässt auflisten, welche Wörter und Konstruktionen in deinen Texten kein einziges Mal vorkommen. Das ist ab sofort die Liste, die die KI nicht mehr benutzt.
Datei 3: Die Angebotsdatei
Der häufigste Grund für schwache Verkaufstexte ist, dass die KI deine Methode kennt und dein Ergebnis nicht. Die Angebotsdatei hat deshalb eine Seite pro Angebot und stellt das Ergebnis an den Anfang: Name und Preis exakt wie auf der Rechnung, für wen, was die Kundin danach in der Hand hat (mit Zahl und Zeitraum), der Ablauf in drei bis fünf Schritten, was nicht enthalten ist, für wen es nicht passt, die drei häufigsten Einwände mit knapper Antwort und zwei bis drei Belege aus genau diesem Angebot.
| Zu methodisch | Ergebnisorientiert |
|---|---|
| „In sechs Modulen lernst du Positionierung, Content und Launch-Strategie.“ | „Nach zwölf Wochen steht dein Angebot, dein Content-System und dein erster klarer Launch-Plan.“ |
Der Test: Lass nur mit dieser Datei eine Angebotsseite schreiben. Wenn der erste Absatz deine Methode statt des Ergebnisses erklärt, fehlt oder verwässert die Ergebniszeile.
Datei 4: Die Zielgruppensprache
Diese Datei schreibst du nicht, du sammelst sie. Das Material kommt aus Direktnachrichten, Sprachnachrichten, Bewerbungen, Calls, Kommentaren und Newsletter-Antworten. In einer 30-Minuten-Sammelrunde kopierst du fünfzig echte Sätze wörtlich in ein Dokument, mit Tippfehlern und Umgangssprache, ohne Glättung. Die KI sortiert sie danach in Ziele, Probleme, Ängste und Worte und baut eine Übersetzungsliste: links die Formulierung deiner Kundin, rechts der Fachbegriff, den du bisher benutzt hast. Ab dann gilt in Texten immer die linke Spalte.
Der Test: Lass fünf Hooks nur aus dieser Datei schreiben. Wenn mindestens zwei fast wörtlich von Kundinnen stammen, funktioniert die Datei. Wenn alle nach Marketing klingen, wurde beim Sammeln zu viel geglättet.
Wohin die Dateien kommen: Claude, ChatGPT und Gemini
Vier Dateien auf deinem Schreibtisch verändern noch nichts. Sie müssen im dauerhaften Wissensbereich liegen, den deine KI bei jedem neuen Chat im Projekt automatisch mitliest. Ein Upload in einen einzelnen Chat ist nur in genau dieser Unterhaltung verfügbar.
| Tool | So legst du die vier Dateien ab |
|---|---|
| Claude | Projekt mit dem Namen deines Business anlegen. Alle vier Dateien einzeln ins Projektwissen laden. Den Startsatz in die Projektanweisungen setzen. Künftige Chats in diesem Projekt beginnen. |
| ChatGPT | Projekt anlegen, die vier Dateien hochladen, Projektanweisungen mit dem Startsatz ergänzen. Für Teams eignet sich ein eigenes GPT mit derselben Einrichtung. |
| Gemini | Einen Gem anlegen, die vier Dateien als Wissen hinterlegen und die Anweisungen mit dem Startsatz füllen. |
Eine Regel gehört doppelt hinein: Die Contra-Wort-Liste liegt in der Brand-Voice-Datei und zusätzlich im Anweisungsfeld. Anweisungen haben Vorrang vor allgemeinem Projektwissen. Was immer gelten soll, steht dort.
Vorher und nachher: dieselbe Aufgabe, mit und ohne die vier Dateien
Die Aufgabe in einem neuen Chat: „Schreib mir eine Instagram-Caption für einen Beitrag über Preiserhöhung.“ Ohne weitere Angaben.
| Ohne die vier Dateien | Mit den vier Dateien im Projekt |
|---|---|
| Die KI fragt nach Zielgruppe, Tonalität und Angebot oder rät. Der Text beginnt mit „Preiserhöhungen sind nie leicht“, nutzt Emojis, Gedankenstriche und Wörter wie „Mehrwert“ und „Game-Changer“. Am Ende ein Aufruf ohne Angebot. | Die KI kennt das Angebot, den Preis, das Ergebnis nach zwölf Wochen und die Contra-Wort-Liste. Der Text steigt mit einem Satz ein, den eine Kundin in einer DM geschrieben hat, nennt den neuen Preis ohne Entschuldigung und endet mit dem nächsten Schritt zur Warteliste. |
| Du korrigierst fast jeden Absatz. | Du änderst maximal zwei Kleinigkeiten und postest. |
Wenn du fast jeden Absatz korrigierst, ist nicht der Prompt das Problem. Dann fehlt Wissen in einer der vier Dateien.
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Der 90-Minuten-Plan: Vier Dateien an einem Nachmittag
Nicht perfekt. Nutzbar. Die erste Fassung ist immer eine Rohfassung, und sie arbeitet ab dem ersten Tag.
- 0 bis 30 Minuten: Wissensdatei. Interview-Prompt starten, du antwortest, die KI schreibt mit.
- 30 bis 55 Minuten: Brand Voice. Zehn eigene Texte hochladen, Stimme messen lassen, Contra-Liste festziehen.
- 55 bis 75 Minuten: Angebotsdatei. Zuerst nur dein Hauptangebot, Ergebnis an den Anfang.
- 75 bis 90 Minuten: Zielgruppensprache. Fünfzig echte Sätze sammeln und in Muster sortieren lassen.
- Plus 10 Minuten: Ablage. Projekt anlegen, vier Dateien hochladen, Startsatz in die Anweisungen setzen.
- Abschlusstest: In einem neuen Projekt-Chat eine Instagram-Caption anfordern, ohne weitere Angaben. Mit maximal zwei Änderungen postbar? Dann sind deine Dateien arbeitsfähig.
Wenn heute nur Zeit für eine Datei ist: Mach die Wissensdatei. Dreißig Minuten, und dein nächster Text wird sofort präziser.
Sieben Fehler, die den vier Dateien die Wirkung nehmen
Alles in einer Datei, denn vier getrennte Dateien lassen sich einzeln aktualisieren. Zu lang, denn über zwölf Seiten insgesamt wird es unscharf. Kundinnensätze glätten, denn damit verschwindet genau das wertvolle Original. Keine Contra-Liste, denn dann fehlt die wirksamste Regel. Dateien nur im Chat statt im Projekt, denn beim nächsten Gespräch sind sie weg. Zahlen ohne Zeitraum, denn Ergebnisse bleiben so unbrauchbar. Und nie nachschärfen: Die Wissensdatei wird aktualisiert, wenn sich Zielgruppe, Preise oder Zahlen ändern, die Brand Voice, wenn dir derselbe Formulierungsfehler dreimal auffällt, die Angebote bei jeder Preisänderung, die Zielgruppensprache nach jedem Launch.
Was nicht in die Dateien gehört
Gute KI-Arbeit beginnt mit einer klaren Grenze. Nicht hinterlegen: Klarnamen von Kundinnen zusammen mit ihrem Anliegen, Gesundheitsangaben, vollständige CRM-Exporte, Verträge mit Namen und Konditionen, Bewerbungs- und Personalunterlagen, Zugangsdaten oder Informationen, die unter ein Berufsgeheimnis fallen. Für Ergebnisse und Zitate nutzt du anonymisierte Fassungen oder eine schriftliche Freigabe. Bei Kundendaten prüfst du zusätzlich deine vertraglichen und gesetzlichen Pflichten.
Was die vier Dateien für dein Business bedeuten
Der offensichtliche Teil: Du sparst die Zeit, in der du bisher jeden KI-Text umgeschrieben hast. Der weniger offensichtliche Teil: Die vier Dateien sind das Fundament für alles, was danach kommt. Jeder Skill, jeder Workflow, jedes Projekt für Content, Angebote oder Launches liest dieselben vier Dateien mit. Ich arbeite mit sechs Claude-Projekten, von der Positionierung bis zum Verkauf, und alle sechs greifen auf dieselbe Wissensbasis zu. Ändert sich ein Preis, ändere ich eine Datei, und alle Projekte wissen Bescheid.
Das ist der Unterschied zwischen einer KI, die schneller tippt, und einem Business, das mit KI läuft.
FAQ
Was sind die vier Dateien für KI?
Vier kurze Textdateien, die deine KI dauerhaft über dein Business informieren: eine Wissensdatei (wer du bist, für wen du arbeitest, was bisher passiert ist), eine Brand-Voice-Datei (wie du klingst und welche Wörter du nie benutzt), eine Angebotsdatei (was du verkaufst, an wen, mit welchem Ergebnis) und eine Datei mit der Zielgruppensprache (die echten Worte deiner Kundinnen). Zusammen acht bis zwölf Seiten, abgelegt im Projektwissen von Claude, ChatGPT oder Gemini.
Reicht nicht eine einzige Datei mit allem?
Nein. Vier getrennte Dateien lassen sich einzeln aktualisieren. Preise ändern sich öfter als deine Stimme, die Zielgruppensprache wächst nach jedem Launch. Eine einzige Datei wird nach drei Monaten unübersichtlich und wird nicht mehr gepflegt.
Projekt oder Memory: Wo gehören die Dateien hin?
Ins Projekt. Die Memory-Funktion von Claude und ChatGPT merkt sich Zusammenfassungen aus Gesprächen und ist für Vorlieben und Kontext gedacht, nicht für exakte Preise, Contra-Wort-Listen oder wörtliche Kundinnensätze. Das Projektwissen liest die Dateien in jedem Chat vollständig mit. Memory ergänzt, ersetzt aber keine Datei.
Funktionieren die vier Dateien mit ChatGPT genauso wie mit Claude?
Ja. Die Dateien sind reiner Text und tool-unabhängig. In Claude legst du sie ins Projektwissen, in ChatGPT in ein Projekt oder ein eigenes GPT, in Gemini in einen Gem. Der Startsatz für das Anweisungsfeld ist in allen drei Tools derselbe.
Wie lange dauert es, die vier Dateien zu erstellen?
Rund 90 Minuten für eine nutzbare erste Fassung, wenn du die Prompts aus dem Guide nutzt und die KI dich interviewen lässt. Die Wissensdatei allein dauert 30 Minuten und bringt den ersten sichtbaren Unterschied.
Wie erstelle ich eine Contra-Wort-Liste für meine Brand Voice?
Lade zehn eigene Texte hoch und fünf Texte, die die KI selbst zum gleichen Thema geschrieben hat. Lass vergleichen, welche Wörter, Wendungen und Satzkonstruktionen die KI benutzt, die in deinen Texten kein einziges Mal vorkommen. Die zwanzig häufigsten Einträge sind deine Contra-Wort-Liste. Sie gehört in die Brand-Voice-Datei und zusätzlich in die Projektanweisungen.
Fazit
Deine KI kennt die Sprache der gesamten Internetöffentlichkeit. Wenn sie dich nicht kennt, klingt sie nach allen anderen. Vier Dateien, einmal erstellt und dauerhaft im Projekt abgelegt, ändern das für jeden Text, den du ab jetzt schreiben lässt. Mach heute die Wissensdatei. Nur die. Dreißig Minuten, der erste Prompt aus dem Guide, du antwortest und die KI schreibt mit.
Du willst mehr?
Die vier Dateien sind der Anfang. In der KI Female Business School bauen wir darauf dein komplettes System: Positionierung, Angebote, Content, E-Mail-Marketing und Verkauf, als Projekte und Skills, die für dich arbeiten. Die nächste Runde öffnet im Herbst, die Plätze gehen zuerst an die Warteliste.
